Empieza por una solicitud autorizada
La incorporación debe tener un responsable y una fecha. Recoge puesto, ubicación, aplicaciones necesarias y persona que aprueba los accesos. Pedir «los mismos permisos que otra persona» puede trasladar privilegios que ya no son necesarios. Es mejor definirlos por función.
Prepara el dispositivo y comprueba el entorno
El equipo debe tener sistema actualizado, protección acordada y aplicaciones autorizadas. Comprueba que funcionan red, periféricos, videollamada y recursos compartidos. Registra el dispositivo y su entrega. Si el puesto exige software especializado, prueba una tarea representativa antes del primer día.
Crea la identidad sin compartir credenciales
Cada persona necesita su cuenta. Define un procedimiento para la primera activación, el segundo factor y la recuperación. Evita enviar contraseñas y códigos por el mismo canal o reutilizar cuentas de exempleados. El responsable de cada recurso debe autorizar el acceso.
Verifica lo que la persona necesita hacer
Abrir correo no basta. Comprueba acceso a los documentos del equipo, impresoras, programa de contactos y herramientas del puesto. Una breve sesión de bienvenida debe explicar cómo pedir ayuda, dónde guardar archivos y cómo comunicar una incidencia.
Deja preparado también el proceso de salida
La baja exige coordinar revocación de sesiones y accesos, devolución del equipo y conservación de información autorizada. No elimines una cuenta sin revisar sus conexiones con otros servicios y las necesidades de transferencia. El procedimiento debe adaptarse a las políticas y requisitos de la empresa.
Para ampliar: Microsoft Learn: agregar usuarios a Microsoft 365.